5 સ્ટેપ્સમાં ઓર્ડર મેનેજમેન્ટ ઓટોમેશન કેવી રીતે અમલમાં મૂકવું
વધતા જતા વ્યવસાયો ઘણીવાર એક જ સમસ્યાનો સામનો કરે છે. ઓર્ડરનું ઊંચું પ્રમાણ તમારી ટીમને અતિશય કામમાં ડૂબાડી દે છે. ઓર્ડર ખોવાઈ જાય છે. ઇન્વેન્ટરી ગણતરીમાં ભૂલો થાય છે. તમારી કસ્ટમર સર્વિસ ટીમ આખો દિવસ ભૂલો માટે માફી માંગવામાં વિતાવે છે.
આને સુધારવા માટે તમારે કોઈ વિશાળ IT પ્રોજેક્ટની જરૂર નથી. તમે 4 થી 8 અઠવાડિયામાં ઓટોમેશન લાગુ કરી શકો છો.
તમારા ઓર્ડર મેનેજમેન્ટને ઓટોમેટ કરવા માટે આ 5 સ્ટેપ્સ અનુસરો:
- તમારી વર્તમાન પ્રક્રિયાનું મેપિંગ કરો તમારા વેરહાઉસ, સેલ્સ અને IT ટીમોને એકત્રિત કરો. ઓર્ડર આપવાથી લઈને ડિલિવરી સુધીના દરેક સ્ટેપનું દસ્તાવેજીકરણ કરો. એક ફ્લોચાર્ટ બનાવો જે દર્શાવે છે:
- તમામ સેલ્સ ચેનલ્સ
- દરેક તબક્કાને કોણ સંભાળે છે
- તમે ડેટા ક્યાં રેકોર્ડ કરો છો
- ઇન્વેન્ટરી ચેક જેવા નિર્ણય લેવાના મુદ્દાઓ
- કસ્ટમર ટચપોઈન્ટ્સ જ્યાં ભૂલો થાય છે તે મુદ્દાઓ શોધો. આ તમારી ઓટોમેશન પ્રાથમિકતાઓ છે.
- યોગ્ય પ્લેટફોર્મ પસંદ કરો તમારા ઓર્ડરના પ્રમાણ અને બજેટના આધારે સિસ્ટમ પસંદ કરો.
- નાના વ્યવસાયો (માસિક 1,000 થી ઓછા ઓર્ડર): ShipStation અથવા Orderhive નો ઉપયોગ કરો.
- મધ્યમ કદના વ્યવસાયો (માસિક 1,000 થી 10,000 ઓર્ડર): Cin7, Brightpearl, અથવા SkuVault નો ઉપયોગ કરો.
- મોટા એન્ટરપ્રાઇઝ: NetSuite અથવા SAP નો ઉપયોગ કરો. ખરીદતા પહેલા આ પ્લેટફોર્મ્સને તમારા વાસ્તવિક ડેટા સાથે ટેસ્ટ કરો.
- સ્માર્ટ નિયમો બનાવો નિયમો સિસ્ટમને માનવીય મદદ વગર કેવી રીતે કાર્ય કરવું તે જણાવે છે. સરળ નિયમોથી શરૂઆત કરો:
- ઇન્વેન્ટરી: જો સ્ટોક ઓછો હોય, તો બેકઓર્ડર ટ્રિગર કરો અને ગ્રાહકને જાણ કરો.
- રૂટિંગ: ઈસ્ટ કોસ્ટના ઓર્ડર એક વેરહાઉસમાં અને વેસ્ટ કોસ્ટના ઓર્ડર બીજા વેરહાઉસમાં મોકલો.
- પ્રાથમિકતા: મોટા હોલસેલ ઓર્ડરને તે જ દિવસે પ્રોસેસ કરવા માટે ફ્લેગ કરો.
- નોટિફિકેશન: શિપિંગ પછી તરત જ ટ્રેકિંગ નંબર મોકલો.
- તમારી સિસ્ટમ્સને કનેક્ટ કરો જ્યારે તમારા સાધનો એકબીજા સાથે વાત કરે ત્યારે ઓટોમેશન શ્રેષ્ઠ રીતે કામ કરે છે. આ સિસ્ટમ્સને કનેક્ટ કરો:
- E-commerce પ્લેટફોર્મ્સ (Shopify, WooCommerce)
- પેમેન્ટ ગેટવેઝ
- ઇન્વેન્ટરી સિસ્ટમ્સ
- શિપિંગ કેરિયર્સ
- એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર (QuickBooks, Xero)
- લોન્ચ કરો અને સુધારો કરો બધું એકસાથે બદલી નાખો નહીં. તમારી જૂની મેન્યુઅલ સિસ્ટમ અને તમારી નવી ઓટોમેટેડ સિસ્ટમ બે અઠવાડિયા માટે એકસાથે ચલાવો. આનાથી ભૂલો વહેલી પકડાઈ જશે.
અપવાદો (exceptions) હેન્ડલ કરવા અને નવો ડેટા વાંચવા માટે તમારી ટીમને તાલીમ આપો. તમારા નિયમોને વધુ સચોટ બનાવવા માટે 30 દિવસ પછી તમારા મેટ્રિક્સની સમીક્ષા કરો.
ઓટોમેશન મેન્યુઅલ અરાજકતાને એવી સિસ્ટમમાં ફેરવે છે જે તમારી સાથે વધતી જાય છે.
સ્ત્રોત: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4