5 படிகளில் ஆர்டர் மேலாண்மை ஆட்டோமேஷனை (Order Management Automation) எவ்வாறு செயல்படுத்துவது
வளர்ந்து வரும் வணிகங்கள் பெரும்பாலும் ஒரே மாதிரியான சிக்கலை எதிர்கொள்கின்றன. அதிகப்படியான ஆர்டர்கள் உங்கள் குழுவைச் சோர்வடையச் செய்கின்றன. ஆர்டர்கள் தொலைந்து போகின்றன. சரக்கு இருப்பு (Inventory) கணக்கீடுகள் தவறாகின்றன. உங்கள் வாடிக்கையாளர் சேவை குழு தவறுகளுக்காக நாள் முழுவதும் மன்னிப்பு கேட்டுக்கொண்டே இருக்க வேண்டியுள்ளது.
இதைச் சரிசெய்ய உங்களுக்கு ஒரு மிகப்பெரிய IT திட்டம் தேவையில்லை. நீங்கள் 4 முதல் 8 வாரங்களுக்குள் ஆட்டோமேஷனைச் செயல்படுத்த முடியும்.
உங்கள் ஆர்டர் மேலாண்மையை ஆட்டோமேட் செய்ய இந்த 5 படிகளைப் பின்பற்றவும்:
- உங்கள் தற்போதைய செயல்முறையை வரைபடமாக்குங்கள் (Map your current process) உங்கள் கிடங்கு (warehouse), விற்பனை மற்றும் IT குழுக்களை ஒன்றிணைக்கவும். ஒரு ஆர்டர் பெறப்பட்டது முதல் டெலிவரி செய்யப்படும் வரை அது மேற்கொள்ளும் ஒவ்வொரு படிநிலையையும் ஆவணப்படுத்தவும். பின்வருவனவற்றைக் காட்டும் ஒரு flowchart-ஐ உருவாக்கவும்:
- அனைத்து விற்பனை சேனல்களும் (sales channels)
- ஒவ்வொரு நிலையையும் யார் கையாளுகிறார்கள்
- நீங்கள் தரவை எங்கு பதிவு செய்கிறீர்கள்
- சரக்கு இருப்பு சரிபார்ப்பு போன்ற முடிவெடுக்கும் புள்ளிகள்
- வாடிக்கையாளர் தொடர்பு புள்ளிகள் (Customer touchpoints) பிழைகள் எங்கு நிகழ்கின்றன என்பதைக் கண்டறியுங்கள். இவைதான் உங்கள் ஆட்டோமேஷன் முன்னுரிமைகள்.
- சரியான தளத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (Select the right platform) உங்கள் ஆர்டர் அளவு மற்றும் பட்ஜெட்டின் அடிப்படையில் ஒரு அமைப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
- சிறு வணிகங்கள் (மாதம் 1,000-க்கும் குறைவான ஆர்டர்கள்): ShipStation அல்லது Orderhive ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தவும்.
- நடுத்தர அளவிலான வணிகங்கள் (மாதம் 1,000 முதல் 10,000 ஆர்டர்கள்): Cin7, Brightpearl அல்லது SkuVault ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தவும்.
- பெரிய நிறுவனங்கள்: NetSuite அல்லது SAP ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தவும். வாங்குவதற்கு முன், உங்கள் உண்மையான தரவைக் கொண்டு இந்தத் தளங்களைச் சோதித்துப் பார்க்கவும்.
- புத்திசாலித்தனமான விதிகளை வடிவமைக்கவும் (Design smart rules) மனித உதவியின்றி சிஸ்டம் எவ்வாறு செயல்பட வேண்டும் என்பதை விதிகள் தீர்மானிக்கின்றன. எளிமையான விதிகளுடன் தொடங்கவும்:
- சரக்கு இருப்பு (Inventory): இருப்பு குறைவாக இருந்தால், backorder-ஐத் தூண்டி வாடிக்கையாளருக்குத் தெரிவிக்கவும்.
- ரூட்டிங் (Routing): கிழக்குக் கடற்கரை (East Coast) ஆர்டர்களை ஒரு கிடங்கிற்கும், மேற்கு கடற்கரை (West Coast) ஆர்டர்களை மற்றொரு கிடங்கிற்கும் அனுப்பவும்.
- முன்னுரிமை (Priority): பெரிய மொத்த விற்பனை (wholesale) ஆர்டர்களை அன்றைய தினமே செயலாக்குவதற்காகக் குறியிடவும் (Flag).
- அறிவிப்புகள் (Notifications): ஷிப்பிங் செய்தவுடன் உடனடியாக ட்ராக்கிங் எண்களை (tracking numbers) அனுப்பவும்.
- உங்கள் அமைப்புகளை இணைக்கவும் (Connect your systems) உங்கள் கருவிகள் ஒன்றோடொன்று தொடர்பு கொள்ளும்போது ஆட்டோமேஷன் சிறப்பாகச் செயல்படும். இந்த அமைப்புகளை இணைக்கவும்:
- இ-காமர்ஸ் தளங்கள் (Shopify, WooCommerce)
- பேமெண்ட் கேட்வேகள் (Payment gateways)
- இன்வென்டரி சிஸ்டம்கள் (Inventory systems)
- ஷிப்பிங் கேரியர்கள் (Shipping carriers)
- கணக்கியல் மென்பொருள் (QuickBooks, Xero)
- தொடங்குதல் மற்றும் மேம்படுத்துதல் (Launch and improve) அனைத்தையும் ஒரே நேரத்தில் மாற்ற வேண்டாம். உங்கள் பழைய மேனுவல் சிஸ்டத்தையும் புதிய ஆட்டோமேட்டட் சிஸ்டத்தையும் இரண்டு வாரங்களுக்கு ஒரே நேரத்தில் இயக்கவும். இது பிழைகளை முன்கூட்டியே கண்டறிய உதவும்.
விதிவிலக்குகளைக் கையாளவும் (exceptions) மற்றும் புதிய தரவைப் படிக்கவும் உங்கள் குழுவிற்குப் பயிற்சி அளிக்கவும். உங்கள் விதிகளைச் செம்மைப்படுத்த 30 நாட்களுக்குப் பிறகு உங்கள் அளவீடுகளை (metrics) மறுஆய்வு செய்யவும்.
ஆட்டோமேஷன் என்பது மேனுவல் குழப்பங்களை, உங்கள் வணிகத்துடன் இணைந்து வளரக்கூடிய ஒரு அமைப்பாக மாற்றுகிறது.
ஆதாரம்: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4