How to Implement Order Management Automation in 5 Steps

Rozwijające się firmy często borykają się z tym samym problemem. Duża liczba zamówień przytłacza zespół. Zamówienia giną. Stany magazynowe się nie zgadzają. Zespół obsługi klienta spędza cały dzień na przepraszaniu za błędy.

Nie potrzebujesz ogromnego projektu IT, aby to naprawić. Możesz wdrożyć automatyzację w ciągu 4 do 8 tygodni.

Postępuj zgodnie z tymi 5 krokami, aby zautomatyzować zarządzanie zamówieniami:

  1. Zmapuj swój obecny proces Zbierz zespoły magazynowe, sprzedażowe i IT. Udokumentuj każdy krok, przez który przechodzi zamówienie – od złożenia do dostawy. Stwórz schemat blokowy, który pokazuje:
  • Wszystkie kanały sprzedaży
  • Kto obsługuje każdy etap
  • Gdzie rejestrowane są dane
  • Punkty decyzyjne, takie jak sprawdzanie stanów magazynowych
  • Punkty styku z klientem Znajdź miejsca, w których dochodzi do błędów. To Twoje priorytety automatyzacji.
  1. Wybierz odpowiednią platformę Wybierz system na podstawie wolumenu zamówień i budżetu.
  • Małe firmy (poniżej 1 000 zamówień miesięcznie): Użyj ShipStation lub Orderhive.
  • Średnie firmy (od 1 000 do 10 000 zamówień miesięcznie): Użyj Cin7, Brightpearl lub SkuVault.
  • Duże przedsiębiorstwa: Użyj NetSuite lub SAP. Przed zakupem przetestuj te platformy na rzeczywistych danych.
  1. Zaprojektuj inteligentne reguły Reguły mówią systemowi, jak ma działać bez pomocy człowieka. Zacznij od prostych reguł:
  • Zapasy: Jeśli stan magazynowy jest niski, wygeneruj zamówienie oczekujące (backorder) i powiadom klienta.
  • Kierowanie: Wysyłaj zamówienia ze Wschodniego Wybrzeża do jednego magazynu, a z Zachodniego Wybrzeża do innego.
  • Priorytet: Oznacz duże zamówienia hurtowe do realizacji tego samego dnia.
  • Powiadomienia: Wysyłaj numery śledzenia natychmiast po wysyłce.
  1. Połącz swoje systemy Automatyzacja działa najlepiej, gdy Twoje narzędzia ze sobą „rozmawiają”. Połącz następujące systemy:
  • Platformy e-commerce (Shopify, WooCommerce)
  • Bramki płatnicze
  • Systemy magazynowe
  • Przewoźnicy
  • Oprogramowanie księgowe (QuickBooks, Xero)
  1. Uruchom i ulepszaj Nie przełączaj wszystkiego naraz. Przez dwa tygodnie prowadź stary system manualny i nowy system zautomatyzowany równolegle. Pozwoli to wcześnie wykryć błędy.

Przeszkol zespół w zakresie obsługi wyjątków i analizy nowych danych. Przejrzyj swoje metryki po 30 dniach, aby dopracować reguły.

Automatyzacja zamienia manualny chaos w system, który skaluje się wraz z Tobą.

Źródło: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4