چگونه مدیریت خودکار سفارشها را در ۵ مرحله پیادهسازی کنیم
کسبوکارهای در حال رشد اغلب با مشکل مشابهی روبرو هستند. حجم بالای سفارشها تیم شما را از پا میاندازد. سفارشها گم میشوند. شمارش موجودی کالا با خطا مواجه میشود. تیم خدمات مشتریان شما تمام روز را صرف عذرخواهی بابت اشتباهات میکند.
برای حل این مشکل نیازی به یک پروژه عظیم IT ندارید. شما میتوانید اتوماسیون را ظرف ۴ تا ۸ هفته پیادهسازی کنید.
برای خودکارسازی مدیریت سفارشهای خود، این ۵ مرحله را دنبال کنید:
- فرآیند فعلی خود را ترسیم کنید تیمهای انبار، فروش و IT خود را گرد هم آورید. هر مرحلهای را که یک سفارش از ثبت تا تحویل طی میکند، مستند کنید. یک نمودار جریان (flowchart) ایجاد کنید که موارد زیر را نشان دهد:
- تمام کانالهای فروش
- چه کسی هر مرحله را مدیریت میکند
- دادهها را کجا ثبت میکنید
- نقاط تصمیمگیری مانند بررسی موجودی
- نقاط تماس با مشتری نقاطی که در آنها خطا رخ میدهد را پیدا کنید. اینها اولویتهای اتوماسیون شما هستند.
- پلتفرم مناسب را انتخاب کنید سیستمی را بر اساس حجم سفارش و بودجه خود انتخاب کنید.
- کسبوکارهای کوچک (کمتر از ۱,۰۰۰ سفارش در ماه): از ShipStation یا Orderhive استفاده کنید.
- کسبوکارهای متوسط (۱,۰۰۰ تا ۱۰,۰۰۰ سفارش در ماه): از Cin7، Brightpearl یا SkuVault استفاده کنید.
- سازمانهای بزرگ: از NetSuite یا SAP استفاده کنید. قبل از خرید، این پلتفرمها را با دادههای واقعی خود آزمایش کنید.
- قوانین هوشمند طراحی کنید قوانین به سیستم میگویند که چگونه بدون کمک انسان عمل کند. با قوانین ساده شروع کنید:
- موجودی: اگر موجودی کالا کم است، یک سفارش پشتی (backorder) ثبت کرده و به مشتری اطلاع دهید.
- مسیریابی: سفارشهای ساحل شرقی را به یک انبار و سفارشهای ساحل غربی را به انبار دیگری ارسال کنید.
- اولویتبندی: سفارشهای عمده بزرگ را برای پردازش در همان روز علامتگذاری کنید.
- اعلانها: شمارههای پیگیری را بلافاصله پس از ارسال ارسال کنید.
- سیستمهای خود را متصل کنید اتوماسیون زمانی بهترین عملکرد را دارد که ابزارهای شما با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. این سیستمها را به هم متصل کنید:
- پلتفرمهای تجارت الکترونیک (Shopify, WooCommerce)
- درگاههای پرداخت
- سیستمهای موجودی
- شرکتهای حملونقل
- نرمافزارهای حسابداری (QuickBooks, Xero)
- راهاندازی و بهبود همه چیز را یکباره تغییر ندهید. سیستم دستی قدیمی و سیستم خودکار جدید خود را به مدت دو هفته به طور همزمان اجرا کنید. این کار باعث شناسایی زودهنگام خطاها میشود.
تیم خود را برای مدیریت استثناها و تحلیل دادههای جدید آموزش دهید. پس از ۳۰ روز، معیارهای خود را برای اصلاح قوانین بررسی کنید.
اتوماسیون، هرجومرج دستی را به سیستمی تبدیل میکند که همگام با رشد شما مقیاسپذیر میشود.
منبع: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4