How to Implement Order Management Automation in 5 Steps
అభివృద్ధి చెందుతున్న వ్యాపారాలు తరచుగా ఒకే సమస్యను ఎదుర్కొంటాయి. అధిక ఆర్డర్ల వల్ల మీ టీమ్ పని భారం పెరుగుతుంది. ఆర్డర్లు మిస్ అవుతాయి. ఇన్వెంటరీ లెక్కలు తప్పుగా ఉంటాయి. మీ కస్టమర్ సర్వీస్ టీమ్ పొరపాట్ల వల్ల రోజంతా క్షమాపణలు చెప్పడానికే సమయం కేటాయించాల్సి వస్తుంది.
దీనిని పరిష్కరించడానికి మీకు భారీ IT ప్రాజెక్ట్ అవసరం లేదు. మీరు 4 నుండి 8 వారాలలో ఆటోమేషన్ను అమలు చేయవచ్చు.
మీ ఆర్డర్ మేనేజ్మెంట్ను ఆటోమేట్ చేయడానికి ఈ 5 దశలను అనుసరించండి:
- Map your current process మీ వేర్హౌస్, సేల్స్ మరియు IT టీమ్లను సమకూర్చుకోండి. ఆర్డర్ ప్లేస్ చేసినప్పటి నుండి డెలివరీ అయ్యే వరకు ప్రతి దశను డాక్యుమెంట్ చేయండి. ఈ క్రింది వాటిని చూపే ఫ్లోచార్ట్ను రూపొందించండి:
- అన్ని సేల్స్ ఛానెల్స్
- ప్రతి దశను ఎవరు నిర్వహిస్తారు
- మీరు డేటాను ఎక్కడ రికార్డ్ చేస్తారు
- ఇన్వెంటరీ చెక్ల వంటి నిర్ణయ పాయింట్లు
- కస్టమర్ టచ్ పాయింట్లు తప్పులు ఎక్కడ జరుగుతున్నాయో గుర్తించండి. ఇవే మీ ఆటోమేషన్ ప్రాధాన్యతలు.
- Select the right platform మీ ఆర్డర్ వాల్యూమ్ మరియు బడ్జెట్ను బట్టి ఒక సిస్టమ్ను ఎంచుకోండి.
- చిన్న వ్యాపారాలు (నెలవారీ 1,000 కంటే తక్కువ ఆర్డర్లు): ShipStation లేదా Orderhive ఉపయోగించండి.
- మధ్య తరహా వ్యాపారాలు (నెలవారీ 1,000 నుండి 10,000 ఆర్డర్లు): Cin7, Brightpearl, లేదా SkuVault ఉపయోగించండి.
- పెద్ద సంస్థలు: NetSuite లేదా SAP ఉపయోగించండి. కొనుగోలు చేసే ముందు ఈ ప్లాట్ఫామ్లను మీ అసలు డేటాతో పరీక్షించండి.
- Design smart rules మానవ సహాయం లేకుండా సిస్టమ్ ఎలా స్పందించాలో ఈ రూల్స్ చెబుతాయి. సరళమైన రూల్స్తో ప్రారంభించండి:
- ఇన్వెంటరీ: స్టాక్ తక్కువగా ఉంటే, బ్యాక్ ఆర్డర్ను ట్రిగ్గర్ చేసి కస్టమర్కు తెలియజేయండి.
- రూటింగ్: ఈస్ట్ కోస్ట్ ఆర్డర్లను ఒక వేర్హౌస్కు మరియు వెస్ట్ కోస్ట్ ఆర్డర్లను మరొక వేర్హౌస్కు పంపండి.
- ప్రాధాన్యత: పెద్ద హోల్సేల్ ఆర్డర్లను అదే రోజు ప్రాసెస్ చేయడానికి ఫ్లాగ్ చేయండి.
- నోటిఫికేషన్లు: షిప్పింగ్ చేసిన వెంటనే ట్రాకింగ్ నంబర్లను పంపండి.
- Connect your systems మీ టూల్స్ ఒకదానితో ఒకటి అనుసంధానించబడినప్పుడు ఆటోమేషన్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది. ఈ సిస్టమ్లను కనెక్ట్ చేయండి:
- E-commerce ప్లాట్ఫామ్లు (Shopify, WooCommerce)
- పేమెంట్ గేట్వేలు
- ఇన్వెంటరీ సిస్టమ్స్
- షిప్పింగ్ క్యారియర్లు
- అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ (QuickBooks, Xero)
- Launch and improve అన్నింటినీ ఒకేసారి మార్చకండి. మీ పాత మాన్యువల్ సిస్టమ్ మరియు కొత్త ఆటోమేటెడ్ సిస్టమ్ను రెండు వారాల పాటు ఒకేసారి నడపండి. దీనివల్ల తప్పులను ముందుగానే గుర్తించవచ్చు.
మినహాయింపులను (exceptions) నిర్వహించడానికి మరియు కొత్త డేటాను చదవడానికి మీ టీమ్కు శిక్షణ ఇవ్వండి. మీ రూల్స్ను మెరుగుపరచడానికి 30 రోజుల తర్వాత మీ మెట్రిక్స్ను సమీక్షించండి.
ఆటోమేషన్ మాన్యువల్ గందరగోళాన్ని మీతో పాటు వృద్ధి చెందే వ్యవస్థగా మారుస్తుంది.
Source: https://dev.to/jasperstewart/how-to-implement-order-management-automation-in-5-practical-steps-2hh4